Protokollführung: Vom Gesprächsprotokoll bis zum Gremiumprotokoll: korrekt – professionell – verbindlich

Beschreibung:

Protokollführung ist eine anspruchsvolle Tätigkeit, die Hintergrundwissen, sprachliche Souveränität und eine hohe Konzentrationsfähigkeit erfordert. Gegenwärtig werden an die Protokollführung auch weit mehr Anforderungen gestellt. Das betrifft vor allem das Vor- und Nachfeld der eigentlichen Beratung.

Protokollführung ist auch mit der Moderation „verzahnt“. Das heißt, es kommt darauf an, wie die Moderation mit der Protokollführung „harmonisiert“.

Des Weiteren stellt sich im Zusammenhang mit der Künstlichen Intelligenz (KI) die Frage, ob und wie uns diese bei der Protokollführung unterstützen kann.

Der Wert eines Protokolls hängt von seiner tatsächlichen Nachnutzbarkeit ab. Die entscheidende Frage ist: Können andere Personen nach einer gewissen Zeit noch präzise die Ergebnisse der Beratung erfassen? Nur so kann das Protokoll sinnvoll in den Arbeitsprozess integriert werden. Des Weiteren müssen Gremienprotokolle einer evtl. Prüfung standhalten.

Inhalte:

Protokollarten und deren Einsatz

• Dokumentation und/oder Managementinstrument

• Beweismittel und/oder Ideenrettung

• Verlaufsprotokoll oder Ergebnisprotokoll

• Schreiben Sie das richtige Protokoll?

Die wichtigen Informationen festhalten

• Ergebnisse sind das Wichtigste

• Ergebnisse klassifizieren

• Mitschreibetechniken optimieren

• Was kommt (nicht) ins Protokoll?

Sprachliche Präzision im Protokoll

• Verbindliche und korrekte Formulierungen

• Informationen zusammenfassen

• Indirekte Rede mit Konjunktiv

• Zeitform im Protokoll

Effektive Vorbereitung/Nachbereitung

• Einladungsschreiben + Tagesordnung

• Organisatorisch-technische Vorbereitung

• Nachverfolgen der Festlegungen

• Genehmigung des Protokolls

Formale Gestaltung (Protokollrahmen)

• Stil und Etikette einhalten

• Rechtliche Wirksamkeit